TRABAJO FINAL SEGUNDO TALLER DE INVESTIGACIÓN

ESTRATEGIA DE RECOLECCIÓN DE DATOS

Número de días
Horario de aplicación
Lugar
Actividades del investigador
Descripción de los entrevistados
1
17:00 a 18:00 hrs.
Despacho de la Rectora.
Revisión previa de la guía de entrevista.
Confirmar cita para la entrevista.
Conducir el proceso de entrevista.
Tomar nota de los comentarios del entrevistado.
Analizar las respuestas del entrevistado.
Rector.

Máxima autoridad dentro de la Institución Educativa de Nivel Superior.
1
18:00 a 19:00 hrs.
Oficina que ocupa la Dirección del Plantel
Revisión previa de la guía de entrevista.
Confirmar cita para la entrevista.
Conducir el proceso de entrevista.
Tomar nota de los comentarios del entrevistado.
Analizar las respuestas del entrevistado.
Director de plantel Nivel Licenciatura.

Dirige las actividades académicas y administrativas del plantel educativo.
1
16:00 a 17:00 hrs.
Oficina que ocupa la Dirección del Plantel
Revisión previa de la guía de entrevista.
Confirmar cita para la entrevista.
Conducir el proceso de entrevista.
Tomar nota de los comentarios del entrevistado.
Analizar las respuestas del entrevistado.
Director de plantel Nivel Bachillerato.

Dirige las actividades académicas y administrativas del plantel educativo.
1
9:00 a 10:00 hrs.
Oficina que ocupa la Dirección de Sistemas y Telecom.
Revisión previa de la guía de entrevista.
Confirmar cita para la entrevista.
Conducir el proceso de entrevista.
Tomar nota de los comentarios del entrevistado.
Analizar las respuestas del entrevistado.
Director de sistemas y telecomunicaciones.

Dirige, coordina y administra los recursos tecnológicos de la institución.
1
16:00 a 17:00 hrs.
Oficina que ocupa la coordinación académica.
Revisión previa de la guía de entrevista.
Confirmar cita para la entrevista.
Conducir el proceso de entrevista.
Tomar nota de los comentarios del entrevistado.
Analizar las respuestas del entrevistado.
Jefe de departamento de educación a distancia.

Coordina programas académicos a distancia a través de la administración de la plataforma tecnológica “Claroline”

TÉCNICAS E INSTRUMENTOS PARA RECOPILAR LOS DATOS/LA INFORMACIÓN.

Conforme al carácter exploratorio y cualitativo del proyecto de investigación que se realizó en este módulo, y sobre la base del objetivo planteado en el mismo, fue un instrumento de recolección de la información la entrevista a profundidad; ya que se considera que a través de esta, el entrevistador pudo tener un acercamiento más acertado con su objeto de investigación: la percepción y actitud del personal directivo de la institución Educativa de Nivel Superior objeto de estudio, ante la utilización de una plataforma electrónica como medio para facilitar la coordinación del trabajo en la organización.
Dado el carácter cualitativo del estudio, y conforme a las características de la técnica elegida, no se presenta un cuestionario de ítems predeterminados y codificados, sino una guía previa de los tópicos que se pretenden abordar dentro de las entrevistas; siendo estos los siguientes:
Concepto del entrevistado acerca del uso de las TIC’s como medio de comunicación y coordinación de equipos de trabajo dentro de las organizaciones.
Experiencia personal en el uso de las tic´s en la coordinación de equipos de trabajo.
Concepto personal sobre el fomento y ejercicio del trabajo colaborativo dentro de las organizaciones.
Experiencia personal de ejercicio o participación dentro de proyectos o tareas institucionales que hayan implicado trabajo colaborativo.
Punto de vista personal sobre el uso de TIC’s en las organizaciones como medio de comunicación y coordinación de equipos de trabajo.
Experiencia personal en el uso de TIC´s como medio de comunicación y coordinación de equipos de trabajo.
Punto de vista personal sobre la aplicación de una plataforma electrónica como medio de comunicación y coordinación de equipos de trabajo dentro de la institución.
Nombre del proyecto: Estudio evaluativo: uso de tic`s como medio de comunicación y coordinación de equipos de trabajo en una institución educativa de nivel superior.
Lugar y fecha de aplicación: Institución Educativa de Nivel Superir objeto de Evaluación.

Aplicación
Observados
Entrevistados
Encuestados
Problemática
encontrada
Solución
dada
Fecha
Hora
24 abril ‘09
18:30 a 19:30
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01
Director de Plantel nivel Licenciatura
------------
1. La entrevista se efectuó media hora después de lo programado, debido a que el Director se encontraba atendiendo a padres de familia.
Realizar antesala por 30 min.
27 abril ‘09
13:00 a14:00
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01
Director de Plantel nivel Bachillerato
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1. Se ajusta la hora de la entrevista, ya que el Director del plantel no se encontraría por la tarde en su oficina debido a que tenía que cumplir con una diligencia de índole laboral; por lo tanto, se reprograma de 16:00 a 17:00 hrs de 13:00 a 14:00 hrs.
1. Se confirma la cita con la asistente del director, informándome que no se podría darse el encuentro; por tanto se le solicita otro horario disponible dentro de su agenda por lo que se reprograma de 13:00 a 14:00 hrs.
28 abril ‘09

9:00 a10:00
----------
01
Directora de Sistemas y Telecomunicaciones
------------
1. La entrevista se da en forma y tiempo tal cual se agendó.

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28 abril ‘09
16:00 a 17:00
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01
Jefe de departamento de educación a distancia.

------------
1. La entrevista se da en forma y tiempo tal cual se agendó.


-----------------
29 abril ‘09
17:00 a 18:00
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01
Rector de la Institución
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1. Dada las actividades de la agenda de trabajo de la Sr. Rector, y la disposición por parte se la SEP de suspender labores académicas y administrativas a nivel nacional, no fue posible tener la entrevista.
1. Se le solicito a su asistente la reprogramación de la entrevista, por lo que se programó y se llevó a efecto el día 8 de mayo.


RESULTADOS DEL PROCESO DE ANÀLISIS DE LA INFORMACIÓN

En el siguiente apartado, se exponen los principales resultados y conclusiones derivadas del proceso de recogida y análisis de la información, producto del estudio evaluativo realizado.
Cabe mencionar que dado el carácter cualitativo y exploratorio del estudio, el proceso de recogida de la información consistió básicamente en el desarrollo de entrevistas con personal directivo que se encuentra involucrado en la problemática abordada, tanto del órgano central de la Rectoria, como también de plantel, con la finalidad de obtener puntos de vista desde los diferentes contextos que rodean a los entrevistados.
Para lo anterior se realizaron visitas, previamente concertadas, en los lugares de trabajo de cada entrevistado.
Derivado de la aplicación de entrevistas, la información recabada, fue organizada sobre la base de categorías, ejes y núcleos temáticos que facilitaran tanto el contraste entre las respuestas emitidas por los entrevistados, como entre las mismas y la teoría que sustenta al presente estudio.
De esta manera, tomando como base dichas categorías, se presentan los datos más relevantes con relación al objetivo del estudio y bajo el marco teórico que sustenta al mismo; para finalizar con las conclusiones a las que llevó el proceso de análisis.

DESCRIPCIÓN DE LA POBLACIÓN.

Rector.
Máxima autoridad dentro de la Institución Educativa de Nivel Superior.

Director de plantel Nivel Licenciatura.
Dirige las actividades académicas y administrativas del plantel educativo.

Director de plantel Nivel Bachillerato.
Dirige las actividades académicas y administrativas del plantel educativo.

Director de sistemas y telecomunicaciones.
Dirige, coordina y administra los recursos tecnológicos de la institución.

Jefe de departamento de educación a distancia.
Coordina programas académicos a distancia a través de la administración de la plataforma tecnológica “Claroline”

CATEGORIAS DE ANALISIS
REPLANTEAMIENTO DE LA CLASIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN.
CATEGORIA
EJES
NUCLEOS
El papel de la comunicación en las organizaciones
Esquemas de comunicación en las organizaciones
Concepto de comunicación.
Esquemas de comunicación en las organizaciones.
Los esquemas de comunicación que predominan en la organización estudiada.
Canales y medios de comunicación en las organizaciones.
Identificación de los canales y medios de comunicación utilizados en la organización estudiada.
Las ventajas y desventajas de los medios y canales utilizados.
TIC`s
Uso de las TICs en las Organizaciones.
Uso de las TIC´s como espacios de trabajo colaborativo.
Uso real de las TIC’s como medios de comunicación en la coordinación y organización dentro de la institución en estudio.
Infraestructura y capacitación.
Valoración de la capacidad de la infraestructura para el uso de una plataforma electrónica como medio de coordinación de equipos de trabajo.
Necesidades de capacitación del personal en el uso de herramientas tecnológicas.
Trabajo colaborativo
El trabajo colaborativo en las organizaciones
Estilos de liderazgo y trabajo colaborativo.
El desarrollo de trabajo colaborativo en la institución estudiada.

RESULTADOS DEL ANALISIS DE DATOS POR CATEGORIAS

1. Categoría “El papel de la comunicación en las organizaciones”

EJE 1.1. Esquemas de comunicación en las organizaciones
Concepto de comunicación.

Conforme a lo comentado por los entrevistados, el proceso de la comunicación consiste en un intercambio de información entre un locutor y un receptor.
Esquemas de comunicación en las organizaciones.
En relación a las formas o esquemas de comunicación se hace referencia a que de acuerdo con la teoría revisada se identifican cuatro esquemas más comunes dentro de los grupos y organizaciones, siendo estos: lineal, Y, rueda y círculo. Dentro de ellos el esquema en línea suele predominar sobre todo dentro de las organizaciones de tipo laboral; ya que dada su estructura es común identificar que la información fluye en una sola dirección.
Solo en determinados niveles jerárquicos y sobre tareas muy específicas se aprecia como estructura de comunicación la rueda, en la que todos los miembros tienen la oportunidad de transmitir información, pero esta es concentrada y dirigida por un elemento central.
Los esquemas de comunicación que predominan en la organización estudiada.
Para el caso de la organización en la que se llevó a cabo el estudio, de acuerdo con los comentarios de los directivos se puede deducir que la forma predominante es la lineal, ya que por lo regular la información fluye de manera vertical, y en muchas ocasiones en una sola dirección; lo cual de acuerdo con la opinión de principalmente el personal directivo del plantel que fue entrevistado, limita la posibilidad de retroalimentación, lo que conduce a ciertas problemáticas de operación.

Eje 1.2. Canales y medios de comunicación en las organizaciones.

Identificación de los canales y medios de comunicación utilizados en la organización estudiada.
En las opiniones de los directivos a este aspecto mencionan que los medios y canales de comunicación más utilizados para el caso de equipos de trabajo que se encuentran en la misma sede están: la comunicación verbal directa, los oficios impresos y los correos electrónicos; siendo el caso de estos dos últimos cuando se refiere a temáticas de relevancia laboral. Sin embargo, en relación a la comunicación verbal directa, no todos coincidieron en que fuera común el desarrollo de reuniones de trabajo en las que se abordaran a manera de consejo colectivo los puntos a tratar.
“Los espacios de reunión en el plantel, aún cuando algunos de nosotros nos esforzamos por realizarlos, dado el ritmo de operación que lleva un plantel, en muchas de las ocasiones se ve limitado; sin embargo lo reconocemos como una necesidad” (dirección de plantel)
Para el caso de la coordinación de trabajos o proyectos en los que participara personal de diferentes sedes el medio más utilizado se refirió al correo electrónico, y solo en menor medida el teléfono.
Se mencionó que se cuenta con medios de comunicación electrónica sincrónicos como los chats, más se detectó que este es utilizado solo como espacio de mensajes breves, y no para reuniones virtuales.

Las ventajas y desventajas de los medios y canales utilizados.
Conforme a lo identificado en el núcleo anterior, y a juicio de la opinión de los entrevistados, las problemáticas más fuertes de comunicación se presentan por dos factores: el primero esta relacionado especialmente a los trabajos en los que participa personal de diferentes sedes e implica la necesidad de recurrir a medios escritos electrónicos asincrónicos (correo electrónico) o a breves intercambios verbales vía telefónica, lo cual limita mucho la retroalimentación y sobre todo el intercambio directo de información entre todos los participantes. El segundo concerniente a la comunicación entre miembros de trabajo dentro de la misma sede se relaciona con la actitud y capacidad asertiva de los involucrados al momento del proceso, ya sea verbal o por escrito. Así mismo se identifica como un área de oportunidad el fomento a espacios de intercambio colectivo que fortalezca las habilidades de trabajo colaborativo.
“…para el caso se espacios de trabajo en el que podamos participar personal de diferentes sedes, se reconoce que son muy esporádicos, dado el costo económico que ello representa, lo que hace muy evidente la necesidad de explotar los medios tecnológicos que puedan reforzar la comunicación” (Dirección de rectoria)

2. Categoría “TIC’s”

EJE 2.1. Uso de las TIC’s en las Organizaciones.
Uso de las TIC´s como espacios de trabajo colaborativo.
De manera general, los directivos entrevistados en este rubro han argumentado sobre los beneficios que trae el uso de las TIC’s, dada la optimización de recursos presupuestales así como en tiempo de ejecución, acción y respuesta dentro de la administración general y escolar, ya que optimiza y eficienta tiempos de respuesta y coordinación entre equipos de trabajo a distancia.

Uso real de las TIC’s como medios de comunicación en la coordinación y organización dentro de la institución en estudio.
Con relación a las opiniones aportadas por el personal directivo, coincidieron que, aún cuando las diferentes herramientas electrónicas con las que cuenta la institución (Correo electrónico, Chats, plataforma electrónica Claroline) pueden ser de gran utilidad, no solo para eficientar la comunicación al hacerla mas rápida y económica, sino también como espacios de interacción sincrónica a distancia, estas herramientas no son explotadas al 100%.
Lo anterior lo atribuyen a factores como: falta de dominio y capacitación, actitud de resistencia a su uso y falta de organización interdepartamental para su uso adecuado. Siendo las dos primeras en las que coincidieron la mayoría de los entrevistados (3).
“…en relación al uso de las herramientas tecnológicas con las que contamos (la institución), es necesario reconocer que no todo el personal los domina, más aún para el caso de la plataforma electrónica, considero que en ese aspecto tenemos mucho que trabajar” (Responsable de proyectos de educación a distancia)

EJE 2.2. Infraestructura y capacitación.

Valoración de la capacidad de la infraestructura para el uso de una plataforma electrónica como medio de coordinación de equipos de trabajo.
Con respecto a la evaluación de la infraestructura con la que cuenta la institución para impulsar el uso de la plataforma electrónica como espacio de coordinación de equipos de trabajo, el personal entrevistado del área de sistemas y telecomunicaciones la considera suficiente, ya que no es un programa “pesado” que requiera de un ancho de banda amplio. Sin embargo para el caso de utilizar como material de apoyo recursos multimedia, estos si requerirían de ciertas especificaciones en el equipo de cómputo utilizado, así como un ancho de banda amplio que facilite su transmisión fluida.
Necesidades de capacitación del personal en el uso de herramientas tecnológicas.
Como se mencionó en el eje anterior, la falta de capacitación y dominio de buena parte del personal que requeriría de participar en estos “encuentros” a distancia es uno de los factores que los directivos entrevistados consideran que deben atenderse antes de impulsar un proyecto como el que se plantea. Sin embargo, se considera un factor que puede enfrentarse de manera positiva y que traería grandes beneficios, tanto económicos como organizacionales a la institución.
3. Categoría: Trabajo Colaborativo

EJE 3.1. El trabajo colaborativo en las organizaciones
Estilos de liderazgo y trabajo colaborativo.

En este núcleo temático se concentran los comentarios que realizaron los entrevistados en relación a la manera en la que el estilo del liderazgo que ejerza la persona encargada de dirigir o coordinar los diferentes programas y tareas afecta el desarrollo del trabajo colaborativo.
De manera general los directivos entrevistados coincidieron en la importancia que tiene una actitud de apertura por parte del líder para poder fomentar el trabajo colaborativo en un equipo de trabajo. Sin embargo apelaron también a la actitud del personal que integra dichos equipos, ya que consideran que la apertura y colaboración debe darse en ambos sentidos.
“…considero que, en relación al ejercicio del liderazgo, muchas veces este se puede ver afectado por el personal al cual tiene uno que dirigir, ya que no todos los equipos de trabajo responden de la misma manera” (directivo de plantel)
En relación a este eje, se propone para el caso se subsiguientes estudios, se pueda analizar más a fondo y tomando en consideración la opinión del personal que ocupa cargos de menor jerarquía, con el objetivo de poder evaluar ambas partes; ya que para el presente estudio se contó con la participación de personal básicamente directivo.
El desarrollo de trabajo colaborativo en la institución estudiada.
Con respecto a este núcleo temático, consideraron casi de manera unánime que se cuenta con pocos espacios y cultura que fomente el trabajo colaborativo (a excepción de uno de los directivos de rectoria, quien considera que si se dan algunos espacios, mas no son del todo explotados), ya que según lo afirman, el trabajo de los diferentes departamentos comúnmente suele aislarse de la participación de otros que de alguna manera también tienen ingerencia en el proyecto que se este desarrollando.
Lo anterior, consideran, lleva a retrasos en los proyectos originados por la falta de una coordinación previa entre los departamentos que pudieran tener ingerencia en el mismo.

CONCLUSIONES POR CATEGORÍA

1. El papel de la comunicación en las organizaciones
A través del análisis de la información obtenida a través de las entrevistas, y el contraste de estas con respecto a la información documental recavada, se puede identificar al proceso de comunicación como un aspecto fundamental dentro de la operación de una organización, siendo un factor de vital importancia dentro del clima organizacional y el ambiente positivos de trabajo.
Sin embargo, tanto en la organización estudiada, como en lo que mencionan algunos autores, en la práctica suele no dársele mucha importancia a dicho aspecto, ya que se da por sentado que las personas que integran los equipos de trabajo cuentan con los conocimientos y habilidades para entablar un proceso adecuado de la comunicación.
Lo anterior se puede apreciar en las principales problemáticas identificadas por los entrevistados con respeto a la comunicación que se da en la institución, mismos que se refieren en la mayoría de las veces a la escasez de medios y espacios que permitan la retroalimentación y el contraargumento, rompiendo con así el ciclo completo de la comunicación.
Así mismo en relación a la comunicación a distancia lo anterior se ve agudizado al presentarse además de lo anterior, el factor de la distancia física, la cual implica la necesidad de contar con mayores y mejores habilidades de comunicación asertiva.

2. TIC’s
En relación al uso de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC’s) como herramientas de comunicación y coordinación de equipos de trabajo, se concluye que aún cuando son medios que la mayoría del personal conoce, no puede afirmarse que haya un adecuado dominio de las mismas.
En la práctica se aprecia un uso muy limitado de los espacios de comunicación sincrónica, teniendo mayor frecuencia de uso los medios asincrónicos, como el correo electrónico; lo que dificulta o hace más lenta la retroalimentación e intercambio fluido de ideas ante un proyecto que implique trabajo colaborativo.
De este modo, se identifica como un gran reto para la institución el fortalecer el uso de estas herramientas como medios eficaces para la comunicación y coordinación de equipos de trabajo.

3. Trabajo colaborativo
En la actualidad, dentro de los estilos de administración de mayor auge, se encuentra la conformación de quipos de trabajo; lo que involucra el desarrollo del trabajo colaborativo. Sin embargo, debe reconocerse que para que dicho estilo funcione, se requieren de diferentes aspectos, como son las habilidades y disposición de los participantes, así como el liderazgo que ejerza el coordinador del equipo.
En relación a este aspecto, se puede identificar como un área de oportunidad que requiere de ser explotada en la institución donde se llevó a cabo el estudio, lo que implicaría fortalecer las aptitudes de liderazgo del personal directivo, así como un trabajo de capacitación en cuanto al desarrollo de actitudes y habilidades para la comunicación y el trabajo colaborativo en el personal de todos los niveles organizacionales.